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1 | 7 Verfahrensordnung über das Beschwerdeverfahren im Rahmen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) der Unternehmensgruppe Dr. Eckert GmbH
1 Einleitung
1.1 Zweck
Diese Verfahrensordnung dient der transparenten Darstellung des internen Beschwerdeverfahrens gemäß § 8 Abs. 2 LkSG der Unternehmensgruppe Dr. Eckert GmbH und ihrer in Deutschland ansässigen verbundenen Unternehmen (kurz: „UGDE“). Das Beschwerdeverfahren soll es Personen ermöglichen, auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verstöße gegen menschenrechts- oder umweltbezogene Sorgfaltspflichten gemäß dem LkSG hinzuweisen, die durch das wirtschaftliche Handeln der UGDE im eigenen Geschäftsbereich oder durch das Verhalten eines Zulieferers entstanden sind. Das Beschwerdeverfahren fungiert als Frühwarnsystem, um auf potenzielle Risiken oder Gefahren von Rechtsverletzungen aufmerksam zu werden. Dies ermöglicht es, schnell und direkt darauf zu reagieren und drohende Schäden zu verhindern. Zudem bietet es betroffenen Personen die Möglichkeit, angemessene Abhilfe zu erhalten, wenn bereits Rechtsverletzungen oder Schäden eingetreten sind.
1.2 Anwendungsbereich
Diese Verfahrensordnung gilt für alle internen und externen Personen, die das Beschwerdeverfahren der UGDE in Anspruch nehmen möchten. Dies umfasst insbesondere (nicht abschließend):
• Externe
Leiharbeitnehmer, Mitarbeitende externer Dienstleister sowie sonstige Personen, die im Auftrag oder Interesse der UGDE tätig sind.
• Geschäftspartner
Lieferanten, Kunden, Kooperationspartner und andere Dritte, die in einer geschäftlichen Beziehung zur UGDE stehen und im Rahmen dieser Beziehung Hinweise auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken bzw. Verstöße gegen Sorgfaltspflichten nach dem LkSG geben möchten.
• Interne Hinweisgebende
Mitarbeitende der UGDE und ihrer verbundenen Unternehmen, die im Rahmen ihrer Tätigkeit Kenntnis von relevanten Risiken oder Verstößen erlangen.
• Sonstige Dritte
Alle weiteren Personen, die berechtigte Hinweise auf mögliche menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder Verstöße gegen Sorgfaltspflichten im Zusammenhang mit dem Handeln der UGDE geben können.
Das Verfahren steht somit einer breiten Gruppe von Hinweisgebenden offen, die dazu beitragen können, menschenrechtliche und umweltbezogene Standards im Unternehmen und entlang der Lieferkette zu wahren und zu verbessern.
1.3 Risiken oder Bedrohungen
1.3.1 Menschenrechte
Beschwerden und Hinweise können sich auf Risiken oder Bedrohungen im Bereich der Menschenrechte beziehen. Dies umfasst Situationen, in denen ein Verstoß gegen eines der unten aufgeführten Menschenrechte droht oder bereits stattgefunden hat:
• Diskriminierung
• Kinderarbeit
• Missachtung der Koalitionsfreiheit und/oder Vereinigungsfreiheit
• Missachtung von Arbeitsschutzstandards
• Sklaverei
• Unrechtmäßiger Einsatz von privaten und öffentlichen Sicherheitskräften
• Verletzung von Landrechten
• Vorenthaltung eines angemessenen Lohns
• Zwangsarbeit
1.3.2 Umweltrechte
Beschwerden und Hinweise können auch umweltrechtliche Risiken und Bedrohungen betreffen. Dabei handelt es sich um Situationen, in denen Umweltschäden die natürlichen Lebensgrundlagen beeinträchtigen, beispielsweise wenn sie den Zugang zu oder die Qualität von Nahrung, Trinkwasser, sanitären Anlagen oder die allgemeine Gesundheit gefährden. Dies betrifft insbesondere:
• Gewässerverunreinigung
• Luftverunreinigung
• Schädliche Bodenveränderungen
• Schädliche Lärmemissionrmäßiger Wasserverbrauch
Es können auch eigenständige umweltbezogene Risiken in den folgenden Fällen gemeldet werden:
2 Beschwerdeverfahren
2.1 Einreichen von Beschwerden und Hinweisen
Das Beschwerdeverfahren steht allen Personengruppen nach Abschnitt 1.2 Anwendungsbereich dieser Verfahrensordnung zur Verfügung. Im Rahmen des Beschwerdeverfahrens kann jede Person oder Gruppe jederzeit Beschwerden einreichen und Hinweise geben, beispielsweise wenn sie einen Rechtsverstoß oder ein unerlaubtes Verhalten beobachtet hat. Jede Art von Beschwerde oder Hinweis kann über folgende Meldekanäle eingereicht werden:
• Elektronisch: per E-Mail an die interne Revision: compliance@ugde.com
• Postalisch an: Unternehmensgruppe Dr. Eckert GmbH, Revision, Bludenzer Str. 32, 70469 Stuttgart I
nterne Hinweisgebende können die gleichen Meldekanäle nutzen wie externe Hinweisgebende, zusätzlich besteht für sie die Möglichkeit, sich an ihre Führungskraft oder direkt an die interne Revision zu wenden.
2.2 Bearbeiten von Beschwerden und Hinweisen
Die Bearbeitung von Beschwerden und Hinweisen erfolgt durch die interne Revision und gewährleistet:
• Unparteilichkeit und Vertraulichkeit
• Weisungsfreiheit und Unabhängigkeit hinsichtlich der Bearbeitung von Eingaben
• Frei von Interessenskonflikten
• Qualifikationen hinsichtlich der Bearbeitung von Eingaben
Nach Eingang der Beschwerde oder des Hinweises bei der Revision wird zunächst eine Prüfung auf Plausibilität und Relevanz durchgeführt. Wenn diese Prüfung ergibt, dass keine Plausibilität oder Relevanz vorliegt, wird der Vorgang nach einer kurzen Sachverhaltsüberprüfung innerhalb von 10 Werktagen abgeschlossen, und die hinweisgebende Person wird entsprechend informiert. Ist die Beschwerde oder der Hinweis jedoch plausibel und relevant, leitet die Revision ein Prüfverfahren ein und untersucht den Sachverhalt weiter.
Auf Grundlage der durchgeführten Prüfung der Beschwerde oder des Hinweises wird, in Abstimmung mit dem Geschäftsführer, eine angemessene Entscheidung über das weitere Vorgehen getroffen. Dies kann arbeitsrechtliche und präventive Maßnahmen, das Stellen von Strafanzeigen oder die Einstellung einer Untersuchung umfassen.
Die Ermittlungen werden anschließend von der Revision in Abstimmung mit dem Geschäftsführer abgeschlossen. Die laufenden und abschließenden Ermittlungsergebnisse werden sorgfältig dokumentiert. Darüber hinaus wird über geeignete Maßnahmen entschieden, die unverzüglich umgesetzt werden müssen.
Die hinweisgebende Person wird, sofern namentlich bekannt von der Revision per E-Mail über das Ermittlungsergebnis informiert. Sollte kein Verstoß festgestellt werden, erfolgt eine entsprechende Information an die betroffene Person ebenfalls durch die Revision. Der Hinweisgebende wird spätestens 3 Monate nach Bestätigung des Eingangs der Beschwerde über das Ergebnis informiert.
Die Mitglieder der Geschäftsleitung werden bei schwerwiegenden oder relevanten Fällen in der jeweilig regulär, monatlich stattfinden Geschäftsleitersitzung durch den Geschäftsführer informiert. Zudem erhält der Gesamtbetriebsrat halbjährlich eine Übersicht über die Anzahl und Art der eingegangenen Hinweise und Beschwerden.
2.2.1 Zusätzliches Vorgehen bei mutmaßlichen Menschenrechtsverletzungen
Wenn eine Beschwerde oder ein Hinweis vorliegt, der über menschenrechtliche Risiken, Bedrohungen oder Verletzungen informiert, wird diese spezifische Eingabe durch die Revision koordiniert. Der/die Menschenrechtsbeauftragte wird über den Fall informiert. Zusätzlich wird der Geschäftsführer informiert und stimmen sich über eine mögliche Hinzuziehung von externer Beratung für die jeweiligen Risikobereiche ab.
2.2.2 Zusätzliches Vorgehen bei mutmaßlichen Umweltrechtsverletzungen
Wenn eine Beschwerde oder ein Hinweis vorliegt, der über umweltrechtliche Risiken, Bedrohungen oder Umweltschäden informiert, wird diese Eingabe auch durch die Revision koordiniert. Der/die Menschenrechtsbeauftragte und der/die Nachhaltigkeitsmanager(in) wird über den Fall informiert. Der Geschäftsführer wird darüber hinaus informiert und stimmen sich über eine mögliche Hinzuziehung von externer Beratung für die jeweiligen Risikobereiche ab.
3 Abschließende Bestimmungen
3.1 Geheimhaltung
Die UGDE hat sich umfassend zur Vertraulichkeit und zum Schutz der Hinweisgebenden vor Nachteilen verpflichtet. Das Unternehmen hat ein starkes Interesse daran, Missstände aufzudecken und zu beheben. Die Anonymität der Hinweisgebenden wird während des gesamten Beschwerdeprozesses gewahrt, sofern die meldende Person dies wünscht. Es werden keine Schritte unternommen, um deren Identität zu ermitteln. Als Unternehmen ergreifen wir vor, während und nach Abschluss des Verfahrens bestimmte Schutzmaßnahmen für die hinweisgebende Person. Darunter zählen unter anderem:
• Alle Beschwerden oder Hinweise werden streng vertraulich behandelt.
• Bei der Bearbeitung einer Eingabe und der Kommunikation mit der hinweisgebenden Person wird ein geschütztes Umfeld geschaffen.
• Namen der hinweisgebenden Person werden ggfs. anonymisiert oder pseudonymisiert.
• Personenbezogene Daten oder sonstige Informationen, welche Rückschlüsse auf die Identität der hinweisgebenden Person ermöglichen, werden besonders geschützt.
3.2 Nachteilschutz
Hinweisgebende, die potenzielle Verstöße oder Risiken in Bezug auf Menschenrechte und Umwelt sowie Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Sorgfaltspflichten nach bestem Wissen und in gutem Glauben melden, müssen keine negativen Konsequenzen durch das Unternehmen befürchten. Zudem werden die Rechte der beschuldigten Person geschützt. Die Unschuldsvermutung gilt, bis das Gegenteil nachgewiesen ist.
Sollte jedoch ein Missbrauch des UGDE-Hinweismanagementsystems festgestellt werden, behält sich die UGDE rechtliche Schritte und/oder disziplinarische Maßnahmen gegen die betroffene Person vor.
3.3 Überprüfung und Verbesserung
Die UGDE wird eine jährliche sowie anlassbezogene Überprüfung und stetige Verbesserung des Beschwerdeverfahrens durchführen.
3.4 Datenschutz
Die für das Beschwerdeverfahren zu erhebenden personenbezogenen Daten und Informationen werden entsprechend der Datenschutzerklärung verarbeitet. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) i. V. m. Abs. 3 DS-GVO i. V. m. § 10 HinSchG. Unser Datenschutzerklärung finden Sie hier:
https://www.ugde.com/impressum-datenschutz/